Le déménagement de mon entreprise
Le déménagement d’une entreprise est une étape cruciale qui relève de la stratégie à long terme de la société. Pour que cette étape soit un succès, des étapes importantes sont à respecter.
SUIS-JE EN MESURE DE RESILIER MON BAIL ACTUEL ?
Vous êtes actuellement locataire et selon la nature du bail que vous avez contracté vous avez la possibilité de résilier votre bail.
Pour rappel :
- un bail commercial peut être résilié, sauf dispositions contraires dans le contrat signé, tous les 3 ans en respectant un préavis de 6 mois avant l’échéance de la période triennale. Ce contrat peut être résilié soit par lettre RAR ou par exploit d’huissier
- un bail dérogatoire peut être dénoncé à tout moment en respectant les conditions de préavis prévues dans le bail, sauf dispositions contraires dans le bail (période d’engagement ferme…)
- un bail professionnel peut être dénoncé à tout moment moyennant un préavis de 6 mois, sauf dispositions contraires dans le bail
Vous vous rendez compte que vous n’êtes pas en mesure juridiquement de résilier votre bail ? Pas de panique, vous pouvez solliciter votre propriétaire afin de mettre en place un mandat de recherche de successeur. Vous devrez préalablement obtenir par écrit l’approbation de votre propriétaire qui validera le profil de votre successeur.
L’acte de résiliation du bail à l’amiable sera signé concomitamment à la signature du nouveau bail avec le nouveau preneur afin de vous dégager de toutes les obligations de votre bail en vigueur.
LA RECHERCHE DE NOUVEAUX LOCAUX
La recherche de nouveaux locaux de s’improvise pas. Il est souvent générateur d’une nouvelle impulsion au sein des entreprises mais peut être générateur d’inquiétudes.
Il est donc primordial d’informer vos collaborateurs rapidement sur la nouvelle stratégie de l’entreprise et de les y faire adhérer en prenant en compte, dans la mesure du possible, leurs attentes liées à ce nouvel outil de travail.
MCIE vous accompagne dans la définition de vos besoins et va vous recenser l’ensemble des offres disponibles du Marché pouvant correspondre à vos besoins en prenant en compte vos contraintes en matière d’emplacement géographique, surface, prix…
Gagnons du temps, pour vous éviter des déplacements et visites inutiles, nous avons fait le choix de vous présenter ces offres sous format vidéo. Nous mettons également l’accent sur nos descriptifs afin qu’ils soient les plus exhaustifs possibles. Une première qualification sera donc faite à distance.
A l’issue des visites physiques une qualification d’un ou deux sites pourra être opérée. C’est à cet étape que nous validerons définitivement le site le plus approprié à l’aide d’un macro-zoning et de répondre à l’interrogation de l’aménagement des locaux : format cloisonné, open-space, format flex-office ?
Pour répondre au mieux à toutes ces questions et impliquer vos collaborateurs, montez des équipes pilotes qui représenteront les salariés de votre société et invitez-les à une visite du site retenu, faites-les participer aux réunions d’information et surtout communiquer régulièrement afin de leur faire connaître les orientations prises.
S’en suivront la réalisation d’un micro-zoning par un aménageur, allant encore plus dans les détails de l’aménagement du plateau.
LES ENJEUX CONTRACTUELS ET ADMINISTRATIFS
Vous avez retenu un site et celui-ci répond à vos attentes et celles de vos collaborateurs.
Il est temps de contractualiser avec votre futur bailleur ou vendeur selon le cas de figure, afin de figer définitivement la négociation et de bénéficier de l’usage de ces locaux à une date convenue entre les parties.
Il est également opportun lors de cette étape de contracter rapidement avec une société d’aménagement qui réalisera vos travaux tels que la mise en place de cloisons, de câblage informatique ou de mobilier…
Il conviendra également de recenser les différents contrats souscrits sur vos anciens locaux et prévenez les de votre futur déménagement : assurance, vos fournisseurs d’énergie, de communication, nettoyage, afin d’éviter toute interruption de contrat. Pensez également à prévenir les différentes administrations type URSSAF, Assurance Maladie, impôts afin de leur signifier votre nouvelle localisation.
C’est également le moment de contacter des sociétés de déménagement afin d’établir des devis et de leur indiquer vos souhaits et attentes. Souhaitez vous que l’entreprise de déménagement démonte vos meubles, vous fournissent les cartons…
N’oubliez pas de leur préciser les contraintes qu’il pourrait y avoir le jour de votre déménagement, autour de votre nouveau bâtiment, notamment en matière d’accessibilité.
INFORMER VOS CLIENTS DE VOTRE CHANGEMENT DE SITUATION
Prévoyez une communication claire vis-à-vis de vos clients, fournisseurs et prestataires.
Mettez à jour votre site Internet et l’ensemble de vos documents liés à votre communication externe.
LA REMISE EN ETAT DE VOS ANCIENS LOCAUX
Se projeter dans vos nouveaux locaux est essentiel, il ne faut toutefois pas négliger la remise en état de vos anciens locaux. Un article dans votre bail vous précise l’état selon lequel les locaux occupés doivent être restitués. Pour éviter toutes mauvaises surprises en fin de bail, inviter le propriétaire, ou son représentant, de vos anciens locaux afin qu’il vous précise les travaux de remise en état à effectuer : sols, murs, plafonds ; Ceci en accord avec les conditions du bail initialement négocié et le degré de vétusté des locaux. L’état des lieux initial pourra vous servir pour justifier de l’état initial des locaux. Attention certaines dispositions du bail peuvent prévoir une remise en état sous une forme décloisonnée et purgée de tout câblage informatique. Il appartiendra donc au locataire sortant d’assumer ces travaux de décloisonnement et de remise en état.
Si ces travaux ne sont pas réalisés à la sortie du locataire, à l’encontre de la volonté du propriétaire, celui-ci s’expose au paiement d’une indemnité d’immobilisation des lieux loués et le propriétaire, selon les dispositions du bail, pourra se substituer au locataire pour réaliser ces travaux aux frais de l’ancien locataire.